Política del Canal Ético
ÍNDICE
3.DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.. 4
4.GESTIÓN DE LAS INFORMACIONES. 4
5.PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. 6
1. INTRODUCCIÓN
LUXURY RENTALS pone a su disposición ÉticoAldía, una eficaz aplicación para realizar o formular consultas y/o denuncias anónimas o nominativas.
Esta aplicación tiene como objetivo constituir un mecanismo eficaz, para que, a través de la colaboración de todas las personas, nos comprometamos con el buen funcionamiento y la transparencia empresarial y se puedan detectar irregularidades susceptibles de poner en riesgo la continuidad, la reputación y la imagen de la empresa.
Dicha colaboración ciudadana es un elemento clave en nuestro Estado de Derecho y, además, se contempla en nuestro ordenamiento como un deber de toda la ciudadanía cuando presencie la comisión de un delito, tal y como recoge la Ley de Enjuiciamiento Criminal. Dicho deber, al servicio de la protección del interés público cuando éste resulta amenazado, debe ser tomado en consideración en los casos de colisión con otros deberes previstos en el ordenamiento jurídico.
A través de este canal, cualquier persona podrá presentar denuncias relacionadas con conductas o prácticas que puedan dar lugar a la comisión de algún hecho delictivo, supongan una infracción administrativa grave o muy grave o un incumplimiento de la normativa legal vigente, así como para la recepción de cualquier duda, queja o sugerencia en materia de Cumplimiento legal y ético.
LUXURY RENTALS ha implantado el Canal Ético, que tiene carácter y garantía de confidencialidad (whistleblower) e inmediata respuesta, para que cualquier persona implicada pueda comunicar los eventuales incumplimientos con facilidad.
Este Canal sustenta su funcionamiento sobre unos principios derivados de la finalidad perseguida, a saber:
- Sencillez para la persona comunicante.
- Divulgación máxima de su existencia.
- Fiabilidad de la información.
- Confidencialidad.
- Protección a la persona denunciante frente a cualquier forma directa o indirecta de represalia.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El propósito de esta Política de alto nivel es definir el objetivo, dirección y principios esenciales que regulan el funcionamiento del Canal Ético implementado en LUXURY RENTALS
Esta Política se aplica a todo el Sistema interno de información (ÉticoalDía).
3.DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
• Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
• DIRECTIVA (UE) 2019/1937 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
4.GESTIÓN DE LAS INFORMACIONES
La Política del Canal Ético tiene la finalidad de garantizar el derecho a la protección de la persona que informa que utilice el canal interno de comunicación establecido por LUXURY RENTALS, prohibiendo expresamente todo acto constitutivo de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia, contra aquellas personas que informan.
Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
A los efectos de lo previsto en la Ley 2/2023, y a título enunciativo, se consideran represalias las que se adopten en forma de:
- Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que la persona trabajadora tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
- Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
- Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
- Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
- Denegación o anulación de una licencia o permiso.
- Denegación de formación.
- Discriminación, o trato desfavorable o injusto.
El proceso de gestión de las informaciones se basa en los siguientes principios o garantías:
- Contradicción: Se garantiza que la persona o colectivo objeto de denuncia será oído, podrá realizar alegaciones y aportar las pruebas que en su defensa estime oportunas.
- Respeto y Dignidad: Aquellas personas que utilicen el Canal Ético serán tratadas con el máximo respeto y dignidad, velándose en todo momento por los derechos fundamentales de aquellas personas involucradas en potenciales incumplimientos.
- Diligencia: La tramitación de las denuncias efectuadas se realizará con interés, esmero, rapidez y eficacia.
- Exhaustividad: La información recibida sobre potenciales incumplimientos o irregularidades será investigada detalladamente para determinar la veracidad de la situación declarada.
- Motivación: Cualquier decisión se adoptará de forma razonada, fundamentada y será proporcionada a las circunstancias y contexto de los hechos.
- Confidencialidad: Se preservará en todo momento la identidad de la persona que informa y se garantizará la confidencialidad de los hechos y los datos del procedimiento de gestión de las informaciones.
5.PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Los principios por los que se rige esta Política en cuanto a protección de datos personales son los siguientes:
a) Principios generales:
LUXURY RENTALS, cumple escrupulosamente con la legislación en materia de protección de datos, promoviendo que los principios recogidos en esta Política sean tenidos en cuenta, por defecto:
- en el diseño e implementación de todos los procedimientos que impliquen el tratamiento de datos personales (protección desde el diseño y por defecto),
- en los servicios ofrecidos,
- en todos los contratos y obligaciones que formalicen con personas físicas y,
- en la implantación de cuantos sistemas y plataformas permitan el acceso por parte de las personas trabajadoras o de terceras personas a datos personales y/o la recogida o tratamiento de dichos datos.
b) Principios relativos al tratamiento de datos personales:
(i) Principios de legitimidad, licitud y lealtad en el tratamiento de datos personales.
El tratamiento de datos personales será leal, legítimo y lícito conforme a la legislación aplicable. En este sentido, los datos personales serán recogidos siempre para uno o varios fines específicos y legítimos conforme a la legislación aplicable.
En los casos en los que resulte obligatorio conforme a la legislación aplicable, deberá obtenerse el consentimiento de las personas interesadas antes de recabar sus datos.
Asimismo, cuando lo exija la ley, los fines del tratamiento de datos personales serán explícitos y determinados en el momento de su recogida.
En particular, LUXURY RENTALS, no recabará ni tratará datos personales relativos al origen étnico o racial, a la ideología política, a las creencias, a las convicciones religiosas o filosóficas, a la vida u orientación sexual, a la afiliación sindical, a la salud, ni datos genéticos o biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona, salvo que la recogida de los referidos datos sea necesaria, legítima y requerida o permitida por la legislación aplicable, en cuyo caso serán recabados y tratados de acuerdo con lo establecido en aquella.
(ii) Principio de minimización.
Solo serán objeto de tratamiento aquellos datos personales que resulten estrictamente necesarios para la finalidad para los que se recojan o traten y adecuados a tal finalidad.
(iii) Principio de exactitud.
Los datos personales deberán ser exactos y estar actualizados. En caso contrario, deberán suprimirse o rectificarse.
(iv) Principio de limitación del plazo de conservación.
Los datos personales no se conservarán más allá del plazo necesario para conseguir el fin para el cual se tratan, salvo en los supuestos previstos legalmente.
(v) Principios de integridad y confidencialidad.
En el tratamiento de los datos personales se garantizará, mediante medidas técnicas u organizativas, una seguridad adecuada que los proteja del tratamiento no autorizado o ilícito y que evite su pérdida, su destrucción y que sufran daños accidentales.
Los datos personales recabados y tratados serán conservados con la máxima confidencialidad y secreto, no pudiendo ser utilizados para otros fines distintos de los que justificaron y permitieron su recogida y sin que puedan ser comunicados o cedidos a terceras personas fuera de los casos permitidos por la legislación aplicable.
(vi) Principio de responsabilidad proactiva.
LUXURY RENTALS, será responsable de cumplir con los principios estipulados en esta Política y los exigidos en la legislación aplicable y será capaz de demostrarlo, cuando así lo exija la legislación aplicable.
En los casos en los que la ley lo exija, se evaluarán de forma previa los riesgos que para la protección de datos personales puedan comportar nuevos productos, servicios o sistemas de información y se adoptarán las medidas necesarias para eliminarlos o mitigarlos.
En el caso de que se produzca un incidente que ocasione la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales, o la comunicación o acceso no autorizado a dichos datos, deberán seguirse los protocolos internos establecidos a tal efecto y los que establezca la legislación aplicable. Dichos incidentes serán documentados y se adoptarán medidas para solventar y paliar los posibles efectos negativos para las personas interesadas.
(vii) Principios de transparencia e información.
El tratamiento de datos personales será transparente en relación con la persona interesada, facilitándole la información sobre el tratamiento de sus datos de forma comprensible y accesible, cuando así lo exija la ley aplicable.
A fin de garantizar un tratamiento leal y transparente, la persona responsable del tratamiento informará a las personas afectadas o interesadas cuyos datos se pretende recabar de las circunstancias relativas al tratamiento conforme a la legislación aplicable.
(viii) Adquisición u obtención de datos personales.
Queda prohibida la adquisición u obtención de datos personales de fuentes ilegítimas, de fuentes que no garanticen suficientemente su legítima procedencia o de fuentes cuyos datos hayan sido recabados o cedidos contraviniendo la ley.
(ix) Contratación de personas encargadas del tratamiento.
Con carácter previo a la contratación de cualquier entidad prestadora de servicios que acceda a datos personales que sean responsabilidad de LUXURY RENTALS, así como durante la vigencia de la relación contractual, se adoptarán las medidas necesarias para garantizar y, cuando sea legalmente exigible, demostrar, que el tratamiento de datos por parte de la persona encargada se lleva a cabo conforme a la normativa aplicable.
(x) Transferencias internacionales de datos.
Todo tratamiento de datos personales sujeto a la normativa de la Unión Europea que implique una transferencia de datos fuera del Espacio Económico Europeo deberá llevarse a cabo con estricto cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley aplicable en la jurisdicción de origen.
(xi) Derechos de las personas interesadas.
LUXURY RENTALS, permitirá que las personas interesadas puedan ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición, estableciendo los procedimientos internos que resulten necesarios para satisfacer los requisitos legales aplicables en cada caso.
6.DERECHOS Y OBLIGACIONES
Para la persona que denuncia:
- Derecho a la confidencialidad.
- Derecho a no sufrir represalias.
- Derecho a ser informada de que se ha tomado una solución o del archivo de la denuncia, en su caso.
- Deber de actuar de buena fe.
- Deber de aportar los datos y documentos relacionados con los hechos denunciados.
- Deber de confidencialidad.
Para la persona denunciada:
- Derecho a conocer que es objeto de un proceso de investigación fruto de una denuncia interpuesta contra ella.
- Derecho a ser oída, a presentar alegaciones y pruebas para su defensa.
- Derecho a que se le informe del contenido de la resolución.
- Derecho a la confidencialidad.
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